Informazioni Generali
I cittadini italiani sono sempre tenuti a comunicare alle autorità italiane le variazioni nello stato civile del loro nucleo familiare avvenute all’estero (nascite, matrimoni, unioni civili, divorzi, decessi, adozioni, cambi di nome e cognome) presentando i certificati di stato civile o le sentenze straniere che li riguardano all’Ambasciata/Consolato competente territorialmente o direttamente al Comune.
Anche nel caso di eventi avvenuti in Italia o all’estero, è opportuno darne informazione all’ufficio consolare presso cui si è registrati, onde poter aggiornare la posizione nello schedario consolare.
L’ufficio di Stato Civile si occupa di:
– Registrazione di nascite, matrimoni, unioni civili (= matrimoni fra persone dello stesso sesso), decessi;
– Riconoscimento di adozione di minorenni stranieri;
– Invio di sentenze di divorzio;
– Cambio o correzione del nome e del cognome;
– Ricevimento delle dichiarazioni di riconoscimento di paternità e delle sentenze di filiazione;
– Pubblicazioni di matrimonio (per cittadini italiani che si sposano in Italia).
L’Ufficio Consolare non emette certificati di nascita, di matrimonio, di morte, che andranno richiesti al Comune competente.
Si comunica che, a partire dal 15 novembre 2021, i cittadini iscritti nelle anagrafi italiane (sia APR che AIRE) hanno la possibilità di richiedere direttamente online diversi tipi di certificati anagrafici. Il rilascio di tali certificati è gratuito e possibile solo a condizione di avere un’identità digitale (CIE, Spid o CNS), dal momento che tale modalità è ormai l’unica in Italia per accedere ai servizi telematici erogati dalla Pubblica Amministrazione.
Il sito al quale è necessario connettersi è:
https://www.anagrafenazionale.interno.it/servizi-al-cittadino/;
i certificati che si possono richiedere, per sé oppure per i familiari conviventi anagraficamente, sono:
● Anagrafico di nascita;
● Anagrafico di matrimonio;
● di Cittadinanza;
● di Esistenza in vita;
● di Residenza AIRE;
● di Stato civile;
● di Residenza in convivenza;
● di Stato di famiglia AIRE;
● di Stato Libero;
● Anagrafico di Unione Civile;
● di Contratto di Convivenza.
CHI PUÒ RIVOLGERSI PER QUESTIONI DI STATO CIVILE ALL’UFFICIO CONSOLARE PRESSO L’AMBASCIATA D’ITALIA A HANOI:
I cittadini italiani residenti nella circoscrizione consolare dell’Ambasciata, in regola con l’iscrizione AIRE, possono presentare atti per eventi di stato civile avvenuti in Vietnam o in altro Paese, purché predisposti correttamente secondo le regole valide nel Paese di emissione del documento.
I cittadini italiani iscritti AIRE presso altre circoscrizioni consolari o residenti in Italia possono presentare qui solo gli atti relativi ad eventi avvenuti nel territorio di competenza di questo Ufficio Consolare.
I cittadini italiani residenti in Italia e temporaneamente in questa circoscrizione consolare possono scegliere se incaricare questo Ufficio Consolare di trasmettere gli atti ai propri Comuni di residenza oppure se presentarli personalmente presso gli uffici comunali (possibilità prevista dal DPR 396/2000 art. 12, comma 11). Chi fosse interessato a questa ultima opzione, oltre a predisporre i documenti originali come indicato nelle sezioni specifiche di questo sito, dovrà presentare altresì una traduzione integrale e corretta dell’atto da trascrivere, che potrà essere certificata conforme all’originale da questo Ufficio Consolare, previo appuntamento da prenotare via email all’indirizzo email consolare.hanoi@esteri.it o potrà essere predisposta direttamente in Italia da traduttore giurato.
Regole generali valide per tutti i documenti di stato civile:
Prima di procedere alla richiesta di trascrizione di atti di stato civile, assicurarsi che l’indirizzo registrato in anagrafe sia aggiornato: i connazionali iscritti all’A.I.R.E. nella circoscrizione consolare dell’Ambasciata d’Italia a Hanoi possono aggiornare la propria situazione anagrafica direttamente sul portale Fast It.
Per poter procedere a trascrizioni di stato civile, l’amministrazione italiana deve ricevere e conservare i documenti in originale. Non è quindi possibile inviare i documenti a mezzo posta elettronica e non è possibile richiedere la restituzione degli stessi.
Si raccomanda di fornire sempre alle autorità locali le generalità corrette, esattamente come risultano dai documenti italiani o stranieri. Inoltre si raccomanda di controllare i certificati ottenuti e di fare correggere eventuali errori prima di procedere alla legalizzazione e alla traduzione.
In particolare i connazionali interessati dovranno rappresentare alle competenti Autorità vietnamite che, nella redazione degli atti relativi a cittadini italiani o stranieri, non è possibile modificare, adattare o invertire i nomi sulla base di consuetudini o criteri propri dell’ordinamento interno. I dati anagrafici dei cittadini italiani o stranieri devono essere riportati fedelmente sulla base dei documenti ufficiali rilasciati dallo Stato di appartenenza, senza interpretazioni o alterazioni dell’ordine dei nomi.
In caso di presentazione di documentazione rilasciata dalle autorità locali con dati anagrafici sbagliati o non corrispondenti alla volontà dei richiedenti gli stessi non saranno accettati.
Ogni documento di cui si chiede la trascrizione deve essere accompagnato dal relativo modulo di richiesta trascrizione dell’atto, compilato, datato e firmato dal/dalla cittadino/a italiano/a che richiede il servizio e da copia del documento d’identità valido (preferibilmente passaporto Italiano).
I moduli sono reperibili al seguente link.
Tutti i documenti originali (certificati di stato civile e sentenze straniere) per essere registrati in Italia devono possedere due requisiti:
1. Essere correttamente legalizzati;
2. Essere accompagnati da una traduzione in lingua italiana.
Una volta completata, per la consegna della documentazione sarà necessario prendere un appuntamento con l’Ufficio Consolare inviando una email a: consolare.hanoi@esteri.it
Per la verifica della trascrizione si prega di contattare direttamente il Comune competente.
1. Legalizzazione
La legalizzazione rende il certificato straniero valido per l’utilizzo nell’ordinamento giuridico italiano.
Per la legalizzazione della documentazione emessa dalle autorità vietnamite, recarsi presso il Dipartimento Consolare del Ministero degli Affari Esteri (40 Tran Phu, Hanoi) oppure presso l’Ufficio degli Affari Esteri locale competente. (hanoi.eregulations.org)
Per i Paesi che non aderiscono alla Convenzione dell’Aja sull’Apostille è necessario che il documento venga legalizzato dall’Ambasciata o Consolato italiano competente. Si prega, pertanto, di contattare la Rappresentanza italiana nel Paese dove è stato emesso l’atto per le relative informazioni.
2. Traduzione
La traduzione deve essere:
– eseguita direttamente in italiano dalla lingua in cui è redatto il documento originale;
– completa: deve contenere tutto il testo presente sul documento originale, senza omissioni, con date inserite in modalità “italiana” (giorno/mese/anno);
– conforme: non sono ammessi sunti o interpretazioni;
– dattiloscritta: non sono accettate traduzioni scritte a mano.
N.B.: L’Apostille o le altre legalizzazioni non necessitano di traduzione.
Documenti vietnamiti:
Sul sito di questa Ambasciata è presente una lista di traduttori.
Documenti di altri Paesi:
Documenti in lingua inglese e documenti in lingua diversa dall’inglese provenienti da altri Paesi:
le traduzioni dovranno essere eseguite da traduttori autorizzati nei Paesi di origine e legalizzate secondo la normativa vigente in quei Paesi. Pertanto esse dovranno essere munite o di Apostille o di un timbro di conformità della Rappresentanza diplomatico-consolare italiana competente territorialmente. Per informazioni sull’ottenimento dell’Apostille o sulla procedura per ottenere la lista dei traduttori autorizzati e successivamente il timbro di conformità rivolgersi direttamente alle Ambasciate e Consolati italiani competenti territorialmente.
Alcune importanti precisazioni:
Nome attribuito ai figli
L’ordinamento italiano vieta di imporre ai figli lo stesso nome di un genitore vivente o un cognome come nome. Si segnala che in tali casi il Comune potrà disporre la trasmissione degli atti alla Procura della Repubblica che potrà ordinarne la correzione d’ufficio.
Non sono ammessi, inoltre, nomi ridicoli, offensivi o che richiamino determinati personaggi storici.
Nome da sposate delle donne
La normativa italiana non prevede che le donne scelgano di assumere dopo le nozze il cognome del coniuge. Anche a fronte di tale scelta il nome italiano delle interessate continuerà ad essere quello di nascita e così continuerà ad essere indicato nel passaporto italiano.
Per domande specifiche e questioni non chiarite in questo sito inviare una mail a
consolare.hanoi@esteri.it